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Die steigende Anzahl von Geschäftsunterlagen in elektronischer Form, der Kooperationsbedarf zwischen verschiedenen Verwaltungsstellen und laufend steigende Anforderungen an die Geschäftsverwaltung stellen Bund, Kantone und Gemeinden vor Herausforderungen. Bestehende Prozesse und Organisationsstrukturen müssen überdacht, angepasst und mit IT-Lösungen effizient gestützt werden.
Der Begriff GEVER steht in der Verwaltung als Synonym für die elektronische Geschäftsverwaltung und vereint Instrumente der Akten-, Prozessführung und Geschäftskontrolle. So bietet GEVER gleichzeitig rechtskonformes und gesteuertes Aktenmanagement, systematische Verwaltung von Informationen und Nachvollziehbarkeit in sämtlichen Geschäften - bedingt aber gleichzeitig etablierte Geschäftsabläufe. GEVER stellt damit eine wichtige Säule einer erfolgreich gelebten eGovernment-Strategie dar.
Überblick OXBA und GEVER Office
Microsoft Office SharePoint wird durch OXBA (Office Extensions for Business Administration) um die generischen Anforderungen an eine GEVER gemäss den Weisungen des ISB erweitert.
Dabei profitiert der Anwender bei seiner Arbeit von einer vertrauten Anwendungsoberflächen. Eine standardmässige, umfassende Integration mit Microsoft Office-Anwendungen ermöglicht beispielsweise das direkte Ein- und Auschecken von Dokumenten (Sperrung zur Bearbeitung), eine Einsicht der Versionshistory und sogar ein direktes Ausführen von Workflows (Arbeitsvorgänge).
GEVER Office (Geschäftsverwaltung basierend auf Microsoft Office SharePoint und OXBA) versteht sich als Gesamtlösung für eine elektronische Geschäfts-verwaltung je Verwaltungseinheit. Die im Modell des ISB beschriebenen Bereiche Aktenführung, Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle sind durch folgende Funktionsbereiche und Dienste abgedeckt:
- Registraturplan und Dossier-Verwaltung
- zentrale Dokumentenverwaltung
- Nachvollziehbarkeit (Versionierung & Audit)
- Vorgangs- und Auftragsbearbeitung (Abläufe)
- Auswertungen (Berichte)
- Suche (Volltext, Metadaten &Strukturiert)
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Vorteile und Nutzen
OXBA und damit GEVER Office bieten im Vergleich mit herkömmlichen Lösungen wesentliche Vorteile:
- Keine Lizenzkosten für spezifische GEVER-Softwarelösung nötig. Es kann mehr Gewicht auf Organisationsentwicklung, Daten- und Anwendungsintegration etc. gelegt werden.
- Vertraute Benutzeroberfläche (Microsoft Office, SharePoint und Internet Explorer) mit hohem Integrationsgrad, womit eine „unsichtbare“ GEVER entsteht.
- Reduzierter Schulungsaufwand für Anwendung, Fokus kann auf organisatorische Aspekte und Prozesse gelegt werden.
- Die Basis-Technologie Microsoft Office SharePoint kann weitere Bedürfnisse der Verwaltung abdecken (abteilungsübergreif-ende Zusammenarbeit, Projektmanagement, Business Intelligence, digitale Formulare, integrierte und anwendungsübergreifende Suche etc.)
- Ermöglicht schnelle, schrittweise Einführung und einfache Erweiterung bzw. Skalierung dank modularem Plattform-Aufbau.
- Verbreitete Technologieplattform und somit weniger Hersteller-/Lieferanten-Abhängigkeit.
Ihre Bedürfnisse - unsere Leitungen
Als erfahrener Integrator und Entwickler von Teilen von OXBA unterstützen wir Sie bei der Einführung von GEVER Office, sei es in organisatorischen Belangen (Erarbeitung Abläufe/Prozesse, Einführung von Ordnungssystemen, Begleitung im Veränderungsprozess etc.) und/oder bei der Einführung einer GEVER-Softwarelösung. Benötigen Sie also umfassende, externe Unterstützung oder suchen Sie punktuell Spezialisten-Wissen - wir unterstützen Sie kompetent im Projekt und später im Betrieb Ihrer GEVER Office-Umgebung ( siehe hierzu auch Beschrieb Services).
Einen schnellen Einstieg bieten wir mit unseren optimalen Angeboten auf GEVER-Einstieg.ch. Zögern Sie nicht, uns für weitere Informationen und bei Fragen zu kontaktieren. |