Die Organisation von grösseren Anlässen bedingt viel Personal. Diese Helfer müssen rekrutiert, effizient verwaltet, geplant und eingesetzt werden. Dafür gelangen oft klassische Büroanwendungen zum Einsatz, da sie grundsätzlich bekannt und verfügbar sind. Die Nachteile dieser Lösungen liegen jedoch auf der Hand: Schnell entstehen redundante Datenstämme, Listen und Planübersichten. Niemand kennt die aktuellste Version einer Datei, und dezentral verwaltete Adresslisten lassen sich nur noch sehr umständlich wieder zusammenführen und weiternutzen.
Die Webanwendung openEVENT setzt hier an und stützt effektiv bei der Personal- und Helferrekrutierung, bei der zentralen Datenverwaltung (Personalstamm, Adressen etc.), der Organisations- und Einsatzplanung. Sie vereinfacht weiter die Kommunikation mit den Mitarbeitern und bietet Funktionen zur Abwicklung von Entschädigungen. Damit ergänzt openEVENT Frontdesk-Systeme (Teilnehmer-/Besuchermanagement) optimal und vereinfacht die Anlassorganisation im Backoffice massiv.
Im Folgenden werden die wichtigsten Funktionsbereiche kurz beschrieben:
Organisationstammdaten
Die Organisationsstruktur, Ressorts, Personalfunktionen und der Personalbedarf bilden die Grundlage für die Personal- und Einsatzplanung. Das Modul bietet die Möglichkeit solche Stammdaten zentral und jederzeit aktuell zu verwalten.
Personendaten / Adressen / Versand
In diesem Bereich werden die Personalstammdaten, Kommunikationsinformationen und verschiedene Adressen erfasst und gepflegt.
Weiter steht eine leistungsfähige Filter-, Gruppierungs- und Versandfunktionalität zur Verfügung. Basierend auf den jederzeit aktuellen, zentral verwalteten Personendaten können so einfach Serienversände (Druck/Post und E-Mail) abgewickelt werden.
Organisations- und Einsatzplanung
Organisationsplanung
Die hier bereitstehende Funktionalität dient der Planung der statischen Anlass-Organisation. Damit können eine Funktionsmatrix und längerfristige Ressortverantwortungen geplant werden.
Einsatz- und Tagesplanung
Die Tagesplanung ermöglicht die Einsatzplanung für einen definierten Bereich (Organisationseinheit/Zeit) während der Anlassdauer. Der Personalbedarf kann pro Funktion geplant (Stunden, Halb- und Ganztage) und verwaltet werden.
Einsatzpläne können per Email/Post an die entsprechenden Helfer versendet und Personalausweise bzw. Gutscheine für Verpflegung und Übernachtung können automatisiert produziert werden.