Energiecoaching unterstützt von Dynamics CRM

UGZ der Stadt Zürich, Energiecoaching

​Die Abteilung Umwelt- und Gesundheitsschutz UGZ der Stadt Zürich stellt den Gebäudebesitzern und Verwaltern verschiedene Energie-Coaching-Angebote  zur Verfügung. Ein Coach, i.d.R. eine externe Kontaktpersonen, begutachtet das Gebäude und verfasst einen detaillierten Bericht. Die darin enthaltenen Empfehlungen, Fotos und grafische Auswertungen sollen dem Hauseigentümer helfen bei der energetischen Optimierung der Liegenschaft. Die bestehende Applikation erfüllt die  Anforderungen bezüglich Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit nicht mehr und soll durch eine Neue ersetzt werden.

Lösungsbeschrieb:

Für die Datenverwaltung der Liegenschaften (inkl. deren Parameter), deren Eigentümer, der angeforderten Coachings, das Benachrichtigen (via Email etc.) und für einfache Auswertungen von Daten als auch das Tracken von Aktivitäten wurde Dynamics CRM gewählt, das bereits eine Vielzahl von Funktionalitäten enthält und im UGZ auch schon genutzt wird.

Die Lösung wurde so konzipiert, dass der Kunde sich über die UGZ-Homepage  für eine Coaching Angebot anmelden kann. Sobald nun eine Anmeldung eingegangen ist, prüft sie die Geschäftsstelle auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Der Kunde erhält vom internen CMS-System eine entsprechende Benachrichtigung mit den eingegebenen Kundendaten. Die Geschäftsstelle organisiert dann einen Coach. Bei Zusage vom Coach erhält der Kunde aus einer E-Mail Vorlage, die mit den erforderlichen Liegenschaftsdaten automatisch abgefühlt wird, alle notwendigen Informationen wie Kontaktangaben des Kunden, Hinweis auf den Ablauf, Termine, Leistungen. Der Coach nimmt mit dem Kunden Kontakt auf, um einen Begehungstermin zu vereinbaren. Sobald ein Termin vereinbart worden ist, aktualisiert die Geschäftsstelle das Coaching-Angebot. Hierzu wird je nach Coaching-Angebot eine entsprechende Excel-Vorlage mit den spezifischen CRM Daten erstellt und in den SharePoint-Extranet-Bereich abgelegt.  Mit dieser arbeitet dann der Coach weiter und pflegt seine Daten und Erkenntnisse ein. Nach erfolgter Begehung hält der Coach alle Erkenntnisse in der erstellten Excel-Vorlage fest. Der Bericht wird durch manuelles Ausführen erstellt und kann dem Kunden in Form einer PDF-Datei zugesandt werden. Die Datei wird dem Coaching-Angebot im CRM zugeführt und abgelegt.

Kundennutzen:

  • optimale Prozesssteuerung über Aufgaben und Termine
  • Qualitätssicherung: es gehen keine Termine und Kundenanfragen mehr verloren
  • Effizienzsteigerung durch automatische Benachrichtigungen und personalisierte Emails.

Mengengerüst und Umfang:

  • 3 Benutzer
  • ca. 10 externe Energie Coaches

 

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