DMS- und Archivsystem basierend auf SharePoint mit Integration in Dynamics NAV

Schwab-Guillod AG, DMS- & Archivsystem

​Die Schwab Guillod AG ist ein führender Verarbeiter und Vermarkter von Gemüse, Früchten, Obst und Convenience-Produkten. Im täglichen Geschäft fallen grosse Mengen an Papierdokumenten an, welche je länger je mehr eine Herausforderung darstellen und zukünftig digitalisiert werden sollen.

Lösungsbeschrieb:

Im Rahmen des Projekts wird eine SharePoint-basierte, flexibel skalierbare DMS- und Archiv-Plattform bereitgestellt. MatchPoint als erweiterndes Lösungsframework vereinfacht die Entwicklung und bietet mehrwerte Funktionalitäten im Bereich Suche. Die Lösung wird sukzessive eingeführt. Gestartet wird mit den Kreditoren- und Debitorenprozessen. Es werden bspw. physische Eingangsdokumente zentral gescannt, validiert und in die digitale Ablage überführt. Die Integration mit Microsoft Dynamics NAV, dem ERP von Schwab Guillod, ermöglicht es Kreditoren-Rechnungen über definierte Workflows zu visieren und für die Zahlung freizugeben. Die einzelnen Arbeitsschritte eines Prozesses werden laufend automatisch dokumentiert und versionierte Dokumente mit Metadaten im DMS hinterlegt. Damit entsteht eine gesetzeskonforme Nachvollziehbarkeit der digitalisierten Geschäftsfälle.

Kundennutzen:

  • Massive Reduktion physisch abgelegter Dokumente und Einsparung von Archiv-Platz
  • Schnellere, transparente Abläufe
  • Einfaches Auffinden von Dokumenten über Metadaten (oder verknüpfte Geschäftsfälle im ERP)
  • Wirtschaftliche Archivierung von Dokumenten

Mengengerüst und Umfang:

  • 3 Abteilungsscanner für Capturing (zentrales Scanning)
  • > 10'000 gescannte Dokumente/Monat
  • ca. 0.5 Mio digital archivierte Dokumente/Jahr
  • > 40 Benutzer (Poweruser und User verschiedener Rollen)

Weiterentwicklung und Ausblick:

In mehreren Phasen (Releases) wurde ein digitalisiertes Personaldossier aufgebaut oder das DMS für zusätzliche Geschäftsprozesse (bspw. Disposition, Produzenten- und Zolldokumente etc.) erweitert. Das vorausschauende Lösungskonzept ermöglicht einen flexiblen, sukzessiven Ausbau in weitere Geschäftsbereiche.
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