Eventmanagement-Lösung VEMAR basierend auf Microsoft Dynamics CRM der Musikschule Konservatorium Zürich

Musikschule Konservatorium Zürich, VEMAR

Im Rahmen des Ausbildungsbetriebes werden von Musikschule Konservatorium Zürich nebst dem eigentlichen Musikunterricht auch Veranstaltungen wie Konzerte, Musiklager, Projektwochen, Weiterbildungen geplant, unterstützt und durchgeführt. Verschiedene Stellen des MKZ arbeiten dabei koordinierend zusammen. Bisher wurden diese Prozesse überwiegend auf Papier und mit Hilfe einer gängigen Tabellenkalkulation abgewickelt - angesichts der grossen Anzahl von Veranstaltungen und beteiligten Personen ein aufwändiger Vorgang. Im Zuge einer Optimierung der Prozesse hat das MKZ das Projekt VEMAR – Veranstaltungen mit Arbeits-Rapportierung – ins Leben gerufen. Das MKZ wählte die Nexplore AG als Umsetzungspartner zur Implementation von Microsoft Dynamics CRM im Rahmen des Projektes.

Lösungsbeschrieb:

In einer Evaluation wurde Dynamics CRM – eingesetzt als xRM-Plattform – von Microsoft als Plattform-Technologie für die Umsetzung des Projektes gewählt. Die Lösung wird vom OIZ (Organisation und Informatik der Stadt Zürich) im Extranet-Bereich betrieben. Das System ist so konzipiert, dass MKZ die Stammdaten auf einfache Art und Weise selber verwalten kann. Externe Benutzer – die Lehrpersonen von MKZ – können sich einfach via Internet mit dem System verbinden. Die teilweise nicht versierten Anwender werden durch den Prozess geführt. OIZ und MKZ wünschten, nah am Standard zu bleiben und für die Optimierung der Release-Fähigkeit in erster Linie die Standardfunktionalitäten von Dynamics CRM zu nutzen.

Kundennutzen:

  • Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation zwischen den Beteiligten durch das Vermeiden von Medienbrüchen.
  • Tagesaktuelle Informationen für alle Beteiligten im Self-Service-Verfahren verfügbar.
  • Minimierung des Administrationsaufwands für Lehrpersonen und die Verwaltung.
  • Verknüpfung der zusammengehörenden Daten, Berechnungen wie z.B. Vergleich Anträge-Budgets, Controlling Soll-Ist, Stundenansätze etc.
  • Verschiedenen Perspektiven auf die Daten wie z.B. Veranstaltungssicht, Zweigstellensicht, Gesamtsicht, etc.
  • Vereinfachung für die Antragstellenden: Intuitive Benutzerführung, Hilfestellungen bei komplexen Aufgaben, die nur selten (einmal jährlich) durchgeführt werden.

Mengengerüst und Umfang:

  • 150 Grossanlässe, 600 kleine und mittlere Veranstaltungen
  • Bis zu 500 Externe Fachpersonen
  • jährlicher Umsatz mit Veranstaltungen: ca. 1 Mio. CHF
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