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16. März 2020 / Stefan von Niederhäusern

Online Sitzungen im Home Office: Best Practices

Wie viele andere Unternehmen haben auch wir in den letzten Tagen zu einem grossen Teil auf Remote-Arbeit umgestellt. Unsere Mitarbeitenden arbeiten in einem deutlich grösseren Ausmass zu Hause. Kundenmeetings finden auch, wenn immer möglich, online statt.

Mit Begriffen wie Work-Smart oder Modern-Workplace setzen wir uns nicht erst seit den letzten Wochen auseinander. Von daher ist für uns die Verlagerung zu mehr Homework keine grosse Umstellung.

Für digitale Meetings gelten andere Regeln. Wie Sie diese angenehm und zielführend gestalten können, zeigen wir in unseren Best Practices:

Wir empfehlen für die digitale Zusammenarbeit Microsoft Teams zu nutzen. Mit Teams können sie sowohl intern als auch extern mit einer normalen Outlook-Einladung oder aus Teams heraus Meetings starten. Zudem ermöglichen die weiteren Office 365 Apps wie SharePoint, OneNote oder Planner alle Informationen zum Team zu bündeln und zu nutzen. Übrigens: Microsoft stellt Microsoft Teams aufgrund der aktuellen Lage kostenlos zur Verfügung. Falls Sie aktuell Unterstützung bei der Einführung der Lösung für Ihre Mitarbeiter benötigen, wir gelfen gerne weiter.

 

Damit digitale Meetings optimal verlaufen, empfehlen wir:

  • Kamera einschalten. Mit Bild ist der Kontakt automatisch persönlicher. Auch wenn es zu Beginn ungewohnt ist, schalten sie die Kamera ein. Meetings und Calls werden so viel fokussierter verlaufen. Falls nötig, kann der Hintergrund unscharf geschaltet werden (Blur-Funktion).
  • Die Audio-Qualität spielt eine grosse Rolle. Wir empfehlen, ein gutes Headset (mit Noise Cancellation) und gute Konferenz-Mikrophone zu benutzen. Auch wenn nur einer der Meeting-Teilnehmer schlecht zu hören ist oder Hintergrund-Lärm stört, das Meeting-Erlebnis wird dadurch für alle Teilnehmenden massiv beeinträchtigt.
  • Meetings können einfach aufgezeichnet werden. Verhinderte Teilnehmer können so auch später noch darauf zugreifen. Achten sie aber immer darauf, bevor sie damit starten, dass alle Teilnehmer ihr Einverständnis für eine Aufnahme abgegeben haben.
  • Status setzen in Teams: Dadurch dass man die Person nebenan nicht mehr sieht, hilft es zu signalisieren, ob man «verfügbar» ist oder sich z.B. um Kinderbetreuung kümmern muss oder andere, geplante Abwesenheiten hat.
  • Last but not least: Leben Sie Ihre Firmenkultur auch online. Trauen Sie sich, für kleinere Absprachen anzurufen. Waren vorher physische Türen offen, öffnen Sie diese jetzt auch digital.

Mit Microsoft Teams können problemlos Online-Meetings mit externen Personen durchgeführt werden. Falls vorhanden, können diese über die Teams Desktop App oder auch einfach über die Webapplikation zugreifen, die fast alle wichtigen Funktionen auch abdeckt. (Videotelefonie, Screensharing, etc.). Falls Teilnehmende (u.a. wegen fehlender Infrastruktur oder Firmen-Policies) auf ihren PC keine Audio-Gespräche durchführen können, können sich diese auch via Telefonnummer ins Meeting einwählen oder hinzugefügt werden.

Welche Möglichkeit Teams bietet, damit Meetings auch bezüglich Zusammenarbeitshilfsmitteln für Workshops analog einem Onsite-Meeting gestaltet werden können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was fehlt noch?

In Zeiten von Social Distancing und Homework bleiben schnell persönliche Kontakte und informellen Gesprächen mit Ihren Arbeitskollegen auf der Strecke. Vielleicht verabreden Sie sich ja mal mit Ihren Kollegen via Teams zum Znüni-Kafi. Oder noch besser, richten Sie einen «Kaffeeecke»-Kanal ein und planen Sie dort eine Kanalbesprechung-Serie ein. So können sie eine Digitale Kaffee-Ecke errichten, in die jeder in der Firma beitreten kann. Er sieht darin auch, wer sich gerade im Kaffee befindet.

Zugegeben diese Massnahmen ersetzen den direkten Kontakt nicht, können aber einen Beitrag leisten, um Nähe zu schaffen und das gegenseitige Verständnis zu fördern.

Social statt Silent Start

Anstelle eines Silent Start (stille Zeit zu Beginn des Meetings zwecks Vorbereitung) empfiehlt es sich, zwischendurch mal einen “Social Start” durchzuführen. So wird auch in Zeiten von Homework etwas Raum geschaffen für den informellen Austausch und persönliche Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen.

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