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16. März 2020 / Stefan von Niederhäusern

Online Sitzungen im Home Office: Best Practices

Wie viele andere Unternehmen haben auch wir in den letzten Tagen zu einem grossen Teil auf Remote-Arbeit umgestellt. Unsere Mitarbeitenden arbeiten in einem deutlich grösseren Ausmass von zu Hause aus und auch Kundenmeetings finden wann immer möglich als Online-Meeting statt.

Mit Begriffen wie Work Smart oder Modern Workplace setzen wir uns nicht erst seit den letzten Wochen auseinander, darum ist die Verlagerung zu mehr Heimarbeit keine grosse Umstellung für uns. Für digitale Meetings gelten andere Regeln. Wie Sie diese angenehm und zielführend gestalten können, teilen wir unsere Best Practices:

Wir empfehlen für die digitale Zusammenarbeit Microsoft Teams zu nutzen. Mit Teams können sie sowohl intern als auch mit externen Personen mit einer normalen Outlook-Einladung oder aus Teams heraus Meetings starten. Zudem ermöglichen die weiteren Office 365 Apps wie SharePoint, OneNote oder Planner alle Informationen zum Team zu bündeln und zu nutzen. Übrigens: Microsoft stellt Microsoft Teams aufgrund der aktuellen Lage kostenlos zur Verfügung. Falls Sie aktuell Unterstützung bei der Einführung der Lösung für Ihre Mitarbeiter benötigen, helfen wir gerne weiter.

 

Damit digitale Meetings optimal laufen, empfehlen wir:

  • Kamera einschalten. Mit Bild ist der Kontakt automatisch persönlicher. Auch wenn zu Beginn ungewohnt ist, schalten sie die Kamera ein die Meetings und Calls werden viel fokussierter ausfallen. Falls nötig, kann der Hintergrund unscharf geschaltet werden (Blur-Funktion).
  • Die Audio Qualität spielt eine grosse Rolle. Wir empfehlen daher, ein gutes Headset (mit Noise Cancellation) und gute Konferenz-Mikrophone zu nutzen. Auch wenn nur ein Meeting-Teilnehmer schlecht zu hören ist oder Hintergrund-Lärm herrscht, wird das Meeting-Erlebnis für alle Teilnehmenden massiv beeinträchtigt.
  • Meetings können einfach aufgezeichnet werden. So können verhinderte Teilnehmer auch später darauf zugreifen.
  • Status setzen in Teams. Dadurch dass man die Person nebenan nicht mehr sieht, hilft es zu signalisieren, ob man «Verfügbar» ist, oder sich z.B. um Kinderbetreuung kümmern muss, oder andere geplante Abwesenheiten hat.
  • Last but not least: Leben Sie Ihre Firmenkultur auch online. Trauen Sie sich, für kleinere Absprachen anzurufen. Waren vorher physische Türen offen, öffnen Sie diese jetzt auch digital.

Mit Microsoft Teams können problemlos Online-Meetings mit externen Personen durchgeführt werden. Falls vorhanden, können diese über die Teams Desktop App oder auch einfach über die Webapplikation zugreifen, welche fast alle wichtigen Funktionen auch abdeckt. (Videotelefonie, Screensharing, etc.). Falls Teilnehmende (u.a. wegen fehlender Infrastruktur oder Firmen-Policies) via ihren PC keine Audio-Gespräche durchführen können, können sich diese auch via Telefonnummer ins Meeting einwählen oder hinzugefügt werden.

Welche Möglichkeit Teams bietet, um die Meetings auch bez. Zusammenarbeitshilfsmitteln für Workshops analog einem Onsite-Meeting, zu gestalten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was fehlt noch?

In Zeiten von Social Distancing und Homework bleiben schnell persönliche Kontakte und informellen Gesprächen mit Ihren Arbeitskollegen auf der Strecke. Vielleicht verabreden Sie sich ja mal mit Ihren Kollegen via Teams zum Znüni-Kafi. Oder noch besser, richten sie einen «Kaffeeecke»-Kanal ein und planen sie dort eine Kanalbesprechung-Serie ein. So können sie eine Digitale Kaffee-Ecke errichten wo jeder in der Firma beitreten kann und auch sieht wer sich gerade im Kaffee befindet.

Zugegeben diese Massnahmen ersetzen den direkten Kontakt nicht, können aber einen Beitrag leisten, um Nähe zu schaffen und das gegenseitige Verständnis zu fördern.

Social statt Silent Start

Anstelle eines Silent Start (Stille Zeit zu Beginn des Meetings zwecks Vorbereitung) empfiehlt es sich, zwischendurch mal einen “Social Start” durchzuführen, damit auch in Zeiten von Homework noch etwas Raum für den informellen Austausch und persönliche Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen bleibt.

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