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15. Mai 2019 / Roman Mellenberger

Dynamics 365 Portals Edition - Ein Portal zur Aussenwelt

Was sind Dynamics 365 Portals

Dynamics 365 (früher Dynamics CRM im folgenden D365 genannt) bietet klassische CRM Funktionalität in Verbindung mit einem mächtigen Framework für kundenspezifische, funktionale Erweiterungen (Anything Relationship Management System kurz xRM).

In vielen CRM-Anwendungen entsteht das Bedürfnis, Funktionen und Daten gemeinsam mit Anwendern ausserhalb des direkten CRM-Benutzerkreis zu teilen (z.B. Kunden, Partnerfirmen, Projektmitarbeiter). Für Anwendungen ausserhalb eines Firmen-Benutzerkreis treten nebst Inhalt klassische CMS (Content Management System) Aspekte wie z.B. Layout und Design in den Vordergrund.

Die Portals Lösung schliesst diese Lücke, indem ein klassischer Web-CMS-Ansatz mit CRM verknüpft wird. Dabei können Inhalte entweder in CRM oder direkt im Web Portal gepflegt werden. Das Design und die Funktionalität der Anwendungen sind mit minimalem Aufwand anpassbar, sodass der Auftritt dem Corporate Design angepasst werden kann.

Darüber hinaus ist es möglich Inhalte aus allen CRM-Datentypen dem Anwender sichtbar zu machen oder über Formulare Daten durch den Anwender zu bearbeiten oder erfassen. Portals bieten verschiedene standardmässige Portal-Vorlagen, die bereits vorgefertigte, vollfunktionsfähige Funktionsbausteine enthalten und als Startpunkt für den Aufbau neuer Portale bieten. Unter anderem bietet Portals folgende Features:

  • Benutzer- und Rollenmanagement in CRM
  • Formulare und Listen ohne Code bereitstellen
  • Design anpassbar mit Themes
  • Web Content Management
  • Mehrsprachigkeit

Die verschiedenen Portal Editionen

Bis Mitte 2016 war Portals unter dem Produktnamen ADX-Studio durch einen Drittanbieter entwickelt und als Add-On zu Dynamics CRM erhältlich. Die Lösung wurde von Microsoft gekauft und für D365 optimiert sowie als zuschaltbares Modul der Online-Version zur Verfügung gestellt. Für die On-Premises Kunden entstand so eine Lücke, da keine neuen Lizenzen für ADX-Studio mehr verfügbar waren. Microsoft hat sich entschieden den Source Code der D365 Online Portals einmalig mittels Code Drop-Off als OpenSource zur Verfügung zu stellen. Im Juni 2017 wurde diese als einmaliger Download von Microsoft zur Verfügung gestellt (Download hier). Die ursprüngliche Entwicklungsfirma Adoxio hat den Code als xRM Portals Community Edition auf GitHub zur Verfügung gestellt.

Übersicht der verschiedenen Editionen:

(Quelle: https://www.adoxio.com/understanding-microsoft-portal-options-for-dynamics-365/)

Hands-On

Für einen Test habe ich die aktuelle Version von xRM Portals Community Edition verwendet. Dazu braucht es folgende Voraussetzungen:

Installation der Portals Solution in der CRM Organisation

Zuerst soll die Portal Solution auf die CRM Organisation installiert werden. Dazu befindet sich in der Version von Microsoft der ausführbare PowerShell Script (Details siehe auch die dem Download beiliegende Installationsanleitung «Self-hosted_Installation_Guide_for_Portals.pdf»). In meinem Beispiel installiere ich das Starter-Portal:

Nach der Installation ist in der CRM Organisation der neue Menu Punkt «Portals» verfügbar:

Installation Portals Web

Nach dem Klonen der Portals Version von Git lässt sich die Solution kompilieren. Für die Installation muss der Inhalt des Ordners «xRM-Portals-Community-Edition\xRM-Portals-Community-Edition\Samples\MasterPortal» auf den Webserver kopiert und im IIS als neue Web-Anwendung registriert werden. Nach meinen Erfahrungen ist es wichtig, dass die Webseite als Root-Web installiert wird. Bei einem ersten Test als Sub Web waren teilweise die Icons der Webseite nicht vorhanden und das CMS-Administrationsmenu konnte nicht aufgerufen werden.

Sobald die Webseite das erste Mal aufgerufen wird, wird die initiale Konfiguration angezeigt. Hier wird das Portal-Web mit dem CRM initial verknüpft:

Nach der Installation und dem Verknüpfen ist das Portal in seiner initialen Version sofort einsatzbereit:

Natürlich müssen für einen sinnvollen Einsatz noch Design, Inhalt und Funktionalität den Anforderungen angepasst werden.

Portal Benutzerverwaltung

Die Portal-Benutzer entsprechen nicht einem D365-Benutzer (User), sondern einem Kontakt. In Portals gibt es eine separate, rollenbasierte Benutzerverwaltung. Da zumindest in meinem Test der vordefinierte Portal-Administrator mit dem Standardpasswort (pass@word) nicht funktioniert hat, muss dies erstmal eingerichtet werden.

Weil das Standardpasswort für diesen Kontakt nach meiner Installation nicht funktioniert hat, musste ich dieses zurücksetzen. Dies kann einfach via D365 über den Ribbon Button «Change Password» gemacht werden (D365 Dialog):

Achtung: Bis Anpassungen in CRM mit der Portal Webseite synchronisiert werden, kann es eine Weile dauern. Nach dem Zurücksetzen des Passworts muss man unter Umständen einige Minuten warten, bis die Änderung auch auf der Webseite aktualisiert wurde.

Web Roles

Standardmässig werden in D365 Portals drei «Web Roles» erstellt (D365>Portals>Web Roles):

Diese Rollen können beliebig nach eigenen Anforderungen ergänzt oder erweitert werden. Um zum Beispiel den vordefinierten Kontakt «Portal-Administrator» der Rolle «Administrators» hinzuzufügen, muss dieser einfach in D365 mit der Web Role verknüpft werden:

Hinweis zur Navigation in D365: Portals>Contacts>Portal Administrator>Web Role Associated View

Content Editor

Es gibt in D365 Portals zwei verschiedene Möglichkeiten, um Webseiten Content zu generieren. Ein CRM-Benutzer kann über die Portals-Sektion Webseiten hinzufügen oder bestehenden Inhalt anpassen:

In der zweiten Variante können Benutzer mit den notwendigen Zugriffsberechtigungen nach dem Anmelden auf dem Portal über das Portal Web CMS System Inhalte erstellen oder anpassen:

Design anpassen mit Bootstrap

D365 Portals basiert auf der Frontend Library Bootstrap und ist daher relativ einfach Design-Anforderungen anzupassen.

Im Beispiel wurde das Design mit der durch Bootstrap Komponente «Jumbotron» angepasst:

Durch Einfügen der «Jumbotron» Klasse zum Container im Source...

...kann die Darstellung des strukturierten Inhalts standardisiert gesteuert werden:

Konsequenter Einsatz von Bootstrap bei Vorlagen und Design macht Anpassungen auch nachträglich möglich, ohne das Inhalt oder Markup geändert werden müssen. Durch das Hochladen eines neuen Designs (bootstrap.min.css) kann die bestehende Portal-Seite ganzheitlich umgestaltet werden. Im folgenden Beispiel wurde mittels einer Farbpalette und dem Online-Tool Paintstrap (www.paintstrap.com) in wenigen Schritten ein neues Design erstellt und angewendet:

Vorher:

Nach Anwendung des generierten bootstrap.min.css:

Bereitstellen der CRM-Inhalte auf Portals

Inhalte aus einer beliebigen CRM Entität können auf Portals ausschliesslich durch Konfiguration zur Verfügung gestellt werden. Wie einfach das geht demonstriere ich im folgenden Beispiel einer Custom-Entität «Request». Hier soll auf dem Portal für angemeldete Benutzer ein Formular zur Verfügung gestellt werden und neue Request-Einträge auf dem Web zu erstellen.

Schritt 1: Für die Web-Ansicht erstelle ich das CRM-Formular «Request Web Form», das die anzuzeigenden Felder enthält:

Schritt 2: Ich erstelle in Portals eine Entity Permission für die neue Entität:

Schritt 3: Für das Anzeigen als Web-Formular erstell ich ein neues «Entity Form»:

Der Einfachheit halber verzichte ich vorerst auf das Erstellen eines neuen Page-Templates und verwende stattdessen das bestehende «Contact us template».

Schritt 4: Auf Portals kann ich eine neue Seite erstellen und mein Entity Form auswählen:

Fertig: Auf dem Portal ist das Formular für das Erstellen eines neuen Request verfügbar:

Sobald der Benutzer das Formular ausfüllt und absendet, ist der neue Eintrag in CRM sichtbar:

Fazit

Nach dem abrupten Wechsel von ADX Studio zu Microsoft und dem Verkaufsstopp von ADX Lizenzen gab es für On-Premises CRM-Umgebungen in diesem Bereich eine Lücke, die durch das Bereitstellen der Portals-Lösung vorerst geschlossen wurde.

Das einmalige Drop Off des Codes bietet zwar die Möglichkeit Portals zu adaptieren, doch der fehlende direkte Support von Microsoft lässt noch einige Fragen offen. Das Supportangebot von Adoxio und das Zur-Verfügung-Stellen als Open-Source-Projekt mag diesen Umstand etwas lindern.

Es steht aber zumindest für die Self-Hosting D365 Kunden, die für uns immer noch die Mehrheit bilden, eine gute Möglichkeit bereit, den Kontakt zu den externen Teilnehmern direkt aus CRM vielfältig und ohne grossen Entwicklungsaufwand zu gestalten.

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