Microsoft 365 Copilot – Vorbereitung und Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung
Die nötigen Vorarbeiten können in die folgenden Bereiche zusammengefasst werden:
Microsoft 365 Apps: Die richtigen Microsoft 365 Applikationen müssen installiert und passend konfiguriert sein.
Identitäten & Lizenzen: Copilot für Microsoft 365 benötigt separate Lizenzen als Addon zu bestehenden Lizenzen.
Data Access: Datenzugriff und Governance sind hier besonders relevant, damit Copilot die richtigen Daten nutzen kann.
Die passenden Microsoft 365 Applikationen für Copilot
Microsoft 365 Apps installieren
Es werden zwingend die neusten Versionen der Anwendungen von Microsoft 365 benötigt. Dazu gehört das neue Teams und der neue Outlook-Client. Es gibt regelmässige Verbesserungen und Fehlerkorrekturen für die Copilot-Funktionalität - deswegen sind Updates unverzüglich einzuspielen.
Office 2019 beispielsweise oder die alten Oberflächen von Outlook und Teams sind nicht dafür geeignet.
Apps richtig konfigurieren für Copilot M365
Stellen Sie sicher, dass die Benutzer die neueste Version von Office installiert haben oder auf Office im Web zugreifen können.
Aktivieren Sie die Einstellung "Vorschläge für Inhalte und Design anzeigen" in den Office-Einstellungen der Benutzer.
Erstellen Sie ein Copilot-Profil für jeden Benutzer, in dem Sie Informationen über seine Rolle, Branche, Interessen und Präferenzen angeben.
Lizenzierung von Copilot für Microsoft 365
Alle Benutzer, die Copilot verwenden sollen, müssen im Microsoft Entra (ehemals Azure Active Directory) eingetragen sein.
Pro Benutzer wird eine der folgenden Lizenzen als Basis benötigt (Stand: Januar 2024):
Microsoft 365 E3 oder E5 Lizenz
Office 365 E3 oder E5 Lizenz
Microsoft 365 A3 oder A5 für Lehrpersonal
Office 365 A3 oder A5 für Lehrkräfte
Microsoft 365 Business Standard oder Premium
Der Preis scheint mit 30 CHF / Monat pro Anwender verhältnismässig hoch. Darin enthalten ist aber die Nutzung für alle verfügbaren Copilot-Ergänzungen der Microsoft 365 Produktpalette – unabhängig von der Anzahl der Anfragen und der Datenmenge. Kann mit den Copilot-Funktionen beispielsweise in Outlook, Word oder Teams eine Arbeitszeit von 2-3h pro Monat eingespielt werden, sind die Lizenzkosten schnell amortisiert.
Aktuell sind noch keine Informationen zu Ermässigungen der Copilot-Lizenzen für Non-Profit Organisationen bekannt.
Überblick – so funktioniert Microsoft 365 Copilot
Copilot für Microsoft 365 ist eine Erweiterung der Microsoft 365 Plattform.
Alle Informationen der Applikationen („Microsoft 365 Apps“) und Daten („Microsoft Graph“) werden für eine künstliche Intelligenz („Large Language Model“) durchsuchbar gemacht mit dem sogenannten „Semantic Index“.
Die Fragen und Befehle des Anwenders werden sicher verschlüsselt an den Copilot übermittelt und in mehreren Schritten verarbeitet:
Die Anwenderin gibt eine Anfrage oder einen Befehl in der Applikation ein.
Die Benutzeranfrage («Prompt») wird von der Microsoft 365 Applikation verschlüsselt an Copilot übertragen.
Copilot durchsucht die Unternehmensdaten mittels Graph und semantischen Index für passende Daten.
Copilot erweitert den Prompt um die zusätzlichen Informationen und sendet ihn an die künstliche Intelligenz ("Large Language Model", LLM).
Die KI bearbeitet die Anfrage und sendet die Antwort an Copilot zurück.
Copilot prüft die Antwort und reichert sie bei Bedarf mit Unternehmensdaten an. Dazu greift er auf Graph und Semantischen Index zu.
Copilot sendet die Antwort und etwaige Anwendungsbefehls an die Microsoft 365 Applikation zurück.
Diese zeigt die Antwort der Anwenderin an und/oder führt die Aktionen aus.
Weitere Informationen zur Funktionsweise und Architektur vom Copilot für Microsoft 365 sind im Copilot-Lernpfad von Microsoft anschaulich beschrieben.
Abhängig von der Anwendung wie Outlook, Teams oder Word gibt es viele Einsatzmöglichkeiten für den Copilot.
Bildquelle: Microsoft
Datenzugriff und Berechtigungen einschränken
Im vorherigen Abschnitt ist erkennbar, dass Copilot auf alle Daten des Unternehmens zugreifen kann. Er kann alle verfügbaren Dokumente, Kontakte und Inhalte durchsuchen und für das Vorschlagen von Aktionen oder Generieren von Texten und anderen Dateien verwenden.
Basierend auf den Berechtigungen des Anwenders erfolgt eine Prüfung und Filterung, so dass nur freigegebene Daten zurückgegeben werden.
Meist sind aber Berechtigungen und Dateifreigaben auf Sharepoint und anderen Datentöpfen auch aus historischen Entwicklungen sehr grosszügig vergeben. Die Anwender merken es meist nicht, weil die Quellen auf Sharepoint oder OneDrive nicht bekannt sind.
Hingegen - Copilot kennt alle M365-Datenquellen und wird sie nutzen.
Zu den Datenquellen zählen Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams. Weitere Datenquellen können über Microsoft Graph und Add-Ons integriert werden.
Microsoft empfiehlt den Slogan „Just enough access”. Die Berechtigungen sollen unbedingt geprüft und angemessen vergeben werden.
Abhängig von der Unternehmensgrösse, Alter und Umfang der gesammelten Datentöpfe ist das aber nicht einfach zu verwalten. Es gibt spezielle Software für den Schutz der Daten bezüglich Governance, Datenschutz und Compliance, wie beispielsweise Microsoft Purview.
Weitere Informationen sind in den Artikeln “new era in content management and security in SharePoint, OneDrive, and Teams“, in diesem Video, und diesem Artikel beschrieben.
Schutz der Unternehmensdaten bei der Verarbeitung mit Copilot M365
Die Daten Ihres Unternehmens werden für den Copilot ähnlich wie die anderen Microsoft 365 Daten bearbeitet. Grundsätzlich ist der «Tenant» die Zugriffsgrenze. Alle Daten darin verlassen diese Grenze nicht. Es ist kein Zugriff von anderen Tenants darauf möglich.
Microsoft verwendet für die künstliche Intelligenz die neusten KI-Modelle von OpenAI. Diese werden in den Rechenzentren von Microsoft betrieben. Die Daten Ihres Unternehmens werden nicht fürs Training der künstlichen Intelligenz verwendet.
Daten aus der EU werden laut Microsoft nach dem EU Data Boundary (EUDB) ausschliesslich in der EU verarbeitet.
Weitere, aktuelle Informationen finden Sie auf der offiziellen Copilot-Lernseite von Microsoft.
Und jetzt?
Nach der technischen Vorbereitung geht es an die Einführung. Wir empfehlen, mit ausgewählten Anwendern einen Pilot zu starten. Weitere Informationen und Empfehlungen werden in einem Blogposts vorgestellt.
