Die Lösung reduziert den administrativen Aufwand deutlich, verbessert die Datenqualität und schafft die Grundlage für skalierbare Fundraising-Kampagnen – damit mehr Zeit und Mittel in die Betreuung der Kinder fliessen.

Ausgangslage: Wachsende Spendenvolumen, hoher manueller Aufwand

Allani erhält monatlich mehrere hundert Spenden – Tendenz steigend. Die bisherigen Prozesse zur Spendenverwaltung waren geprägt von manuellen Eingaben, dezentraler Bearbeitung und teils redundanter Datenhaltung. Besonders bei gross angelegten Fundraising-Kampagnen war die Nachbearbeitung mit erheblichem Zeitaufwand verbunden. Ziel war es, eine zentrale, skalierbare Lösung zu schaffen, die die Datenqualität erhöht, Dubletten vermeidet und möglichst viele Schritte in der Spendenverarbeitung automatisiert.

Vorgehen: Integration, Automatisierung, Skalierung

Adress- und Spendendaten zentral verwalten
Die Lösung nutzt Standardfunktionalitäten wie Kontakte, Firmen und Marketinglisten aus der Microsoft Power Platform. Spenden werden strukturiert importiert und automatisch bestehenden Datensätzen zugeordnet – oder bei Bedarf neu erstellt. Das erhöht die Effizienz der gesamten Spendenverwaltung.

Automatisierte Verdankungen mit persönlicher Note
Dank der Integration von DocumentsCorePack lassen sich Verdankungsschreiben direkt in der PowerApp generieren. Die PDFs werden gesammelt erstellt, gedruckt und per Post versendet. Ab einem bestimmten Betrag wird automatisch eine Aufgabe zur telefonischen Kontaktaufnahme erzeugt – für mehr Nähe und Wertschätzung im Fundraising.

Streuversände und QR-Kampagnen effizient auswerten
Gerade bei grossen Fundraising-Aktionen – z. B. mit über 500’000 versendeten Mailings – spielt die Automatisierung ihre Stärke aus. Ein intelligentes Plugin durchsucht unstrukturierte Bankangaben (z. B. Name, Adresse im Verwendungszweck) und ordnet die Spenden automatisiert einem Lead zu. So gelangen auch tausende Spenden pro Kampagne effizient ins System – ganz ohne manuelle Nachbearbeitung.

Kampagnencodes für zielgerichtetes Fundraising
Jede Kampagne erhält einen eigenen Kampagnencode – ob als QR-Code, Freitext oder Stichwort wie «Geburtstag Max Muster». Diese Codes ermöglichen eine präzise Zuordnung und Auswertung der Spendeneingänge – ein entscheidender Erfolgsfaktor im digitalen Fundraising.