Einführung Microsoft Teams

Als zentrale Drehscheibe für alle administrativen und organisatorische Belange möchte die Geschäftsstelle von Swiss Tennis auch in der IT auf Top-Niveau spielen.

Die Herausforderungen mit Microsoft Teams

Bei Swiss Tennis sollen die Kommunikation vereinfacht und Arbeitsabläufe optimiert werden. Als digitaler Hub ermöglicht Microsoft Teams den Austausch von Informationen und Inhalten, das Planen und Zuweisen von Aufgaben, Chat, Datenablage und vieles mehr. Rasch war klar, dass die Plattform ein ideales Tool darstellte, um eine digitale Zusammenarbeit zu fördern. Doch, wie soll das neue Hilfsmittel am besten eingeführt werden?

Mit Microsoft Teams und qembu Workplace stehen uns Werkzeuge zur Verfügung, welche die Kommunikation und Zusammenarbeit optimal stützen.

Stefan Flückiger, Geschäftsführer Swiss Tennis

Unsicherheit mit dem neuen Tool

Dass die Einführung von Microsoft Teams weit mehr bedeutet als nur die Implementation einer neuen Software, hat sich schnell gezeigt. Die Mitarbeitenden waren verunsichert. Es kamen Fragen auf:

  • Darf ich keine persönlichen Gespräche mehr führen?

  • Läuft jetzt alles via Chat?

  • Wann kommunizieren wir per Mail?

  • Wo genau lege ich meine Dateien ab?

Es fehlte auch eine Struktur, wie Arbeitsräume erstellt und benannt werden sollen.

Vorgängige Analyse schafft Sicherheit

Bei der Analyse der Ausgangslage bei Swiss Tennis haben sich folgende, zentrale Anforderungen herauskristallisiert:

  • Integrierte und ortsunabhängige Zusammenarbeit.

  • Zugang zu Dokumenten und Kommunikation, egal ob auf dem Tennisplatz oder im Büro.

  • Unkomplizierter Austausch zwischen Abteilungen und Rollen.

  • Ein möglicher Wildwuchs bezüglich Arbeitsräume und Ablage soll verhindert werden.

Erweiterte Funktionen

Als eine Massnahme bei Swiss Tennis haben wir massgeschneiderte Arbeitsraum-Vorlagen erstellt, die den individuellen Kunden-Bedürfnissen bezüglich Struktur und Zusammenarbeit entsprechen. Das ermöglicht es den Usern, stets den Überblick zu behalten. Die Kommunikation ist dadurch direkter und erfolgt zeitnah. Die Arbeitsabläufe werden mittels Automatisierung unterstützt und vereinfacht.

Zusätzlich zu Teams haben wir Swiss Tennis das Add-on qembu-workplace empfohlen. qembu ermöglicht es, gesetzliche und interne Richtlinien einzuhalten. Die IT-Abteilung kann dadurch die Compliance bewahren und die eingesetzten Tools einfach verwalten.

Positive Erfahrungen

"Die Kommunikation zwischen den Abteilungen geschieht neu in Microsoft Teams. Themenrelevante Informationen aus unserem bestehenden Backoffice-System konnten wir mit minimalem Aufwand integrieren. qembu workplace unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer neuen Arbeitsweise mit Microsoft Teams. Das ist für uns ein wichtiges Element im Rahmen der Einführungsberatung", sagt Stefan Flückiger, Geschäftsführer Swiss Tennis desweiteren.

Swiss Tennis ist mit 70 Mitarbeitenden der drittgrösste Schweizer Sportverband. Er fördert den Tennissport im Bereich der Nachwuchs, organisiert Wettkämpfe und unterstützt die Zusammenarbeit mit Clubs und Tennisschulen.

Nexplore Simon Tiefenauer

Wir beraten Sie gerne und führen Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen ein.

Simon Tiefenauer – Solution Consulting