Group 4 Copy Created with Sketch.

Nexpert is here to help

Hast du eine Frage?

12. November 2019 / Sarah Winiger

Ein Beispiel aus der Praxis: Swiss Tennis

Erst etwas unübersichtlich, dann strukturiert.

So erlebte unser Kunde Swiss Tennis den Einstieg in die Arbeit mit Microsoft Teams.

qembu Workplace unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer neuen Arbeitsweise mit Microsoft Teams. Bild: Stefan Flückiger, Geschäftsführer Swiss Tennis

Die Ausgangslage

Dass die Einführung von Microsoft Teams weit mehr bedeutet als nur die Implementation einer neuen Software, hat sich schnell gezeigt. Die Mitarbeitenden waren verunsichert. Fragen wie

«Darf ich nun keine persönlichen Gespräche mehr führen?»

«Läuft jetzt alles via Chat?»

«Wann kommunizieren wir per Mail?»

«Wo genau lege ich meine Dateien ab?»

tauchten auf und verunsicherten die Mitarbeiter. Es fehlte auch eine Struktur, wie Arbeitsräume erstellt und benannt werden sollen.

Als zentrale Drehscheibe für alle administrativen und organisatorische Belange möchte die Geschäftsstelle von Swiss Tennis selbstverständlich auch punkto IT auf Top-Niveau spielen.

Die Kommunikation soll vereinfacht und Arbeitsabläufe optimiert werden. Rasch war klar, dass Microsoft Teams ein ideales Tool darstellte, um eine digitale Zusammenarbeit zu fördern. Doch, wie soll das neue Hilfsmittel am besten eingeführt werden?

Die Anforderungen

Bei der Analyse der Ausgangslage bei Swiss Tennis haben sich folgende, zentrale Anforderungen herauskristallisiert:

• Integrierte und ortsunabhängige Zusammenarbeit
Zugang zu Dokumenten und Kommunikation, egal ob auf dem Tennisplatz oder im Büro
Unkomplizierter Austausch zwischen Abteilungen und Rollen
• Ein möglicher Wildwuchs bezüglich Arbeitsräume und Ablage soll verhindert werden (herauszuheben)

Unsere Lösung

Um bei unseren Kunden die neue Arbeitsweise mit Microsoft Teams erfolgreich zu etablieren, haben wir eine umfassende Vorgehensweise entwickelt:

Als eine Massnahme bei Swiss Tennis haben wir massgeschneiderte Arbeitsraum-Vorlagen erstellt, die den individuellen Kunden-Bedürfnissen bezüglich Struktur und Zusammenarbeit entsprechen. Das ermöglicht es den Usern, stets den Überblick zu behalten. Die Kommunikation ist dadurch direkter und erfolgt zeitnah. Die Arbeitsabläufe werden mittels Automatisierung unterstützt und vereinfacht.

Zusätzlich zu Teams haben wir Swiss Tennis das Add-on qembu workplace empfohlen. qembu ermöglicht es, gesetzliche und interne Richtlinien einzuhalten. Die IT-Abteilung kann dadurch die Compliance bewahren und die eingesetzten Tools einfach verwalten.

Stefan Flückiger, Geschäftsführer Swiss Tennis sagt:
«Mit Microsoft Teams und qembu Workplace stehen uns Werkzeuge zur Verfügung, welche die Kommunikation und Zusammenarbeit optimal stützen. Die Kommunikation zwischen den Abteilungen geschieht neu in Microsoft Teams. Themenrelevante Informationen aus unserem bestehenden Backoffice-System konnten wir mit minimalem Aufwand integrieren. qembu Workplace unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer neuen Arbeitsweise mit Microsoft Teams. Das ist für uns ein wichtiges Element im Rahmen der Einführungsberatung.»

Unser Fazit

Die Einführungsberatung für Microsoft Teams bringt der Geschäftsführung, der IT und vor allem den Userinnen und Usern Sicherheit und ein gutes Gefühl im Umgang mit den neuen Tools. Mit den Governance-Funktionen von qembu kann die IT von Swiss Tennis entlastet werden.

Microsoft Teams ist sehr vielseitig. Als digitaler Hub ermöglicht die Plattform den Austausch von Informationen und Inhalten, das Planen und Zuweisen von Aufgaben, Chat, Datenablage und vieles mehr. Ergänzende Lösungen wie qembu Workplace unterstützen die IT und ermöglchen eine organisationsspezifische Übersicht.

Der Kunde
Swiss Tennis ist mit 70 Mitarbeitenden der drittgrösste Schweizer Sportverband. Er fördert den Tennissport im Bereich der Nachwuchs, organisiert Wettkämpfe und unterstützt die Zusammenarbeit mit Clubs und Tennisschulen.