<u>Digital Culture Hacks</u>: Kleine Klicks, grosse Wirkung.

Stephan Pelz

29. Juli 2025

Digital Culture Hacks: Kleine Klicks, grosse Wirkung.

Wie wir kommunizieren, entscheidet, wie wir zusammenarbeiten. In vielen Teams ist Microsoft 365 längst Standard – doch das Potenzial bleibt oft ungenutzt. Die gute Nachricht: Es braucht keine Grossprojekte, keine neue Software, keine Change-Offensive. Es reicht ein Klick. Oder zwei. Willkommen bei unseren Digital Culture Hacks – praxiserprobte Tipps für mehr Fokus, Flow und Freude im Arbeitsalltag.

Weniger Worte, mehr Wirkung: So kommunizierst du digital klüger

Kommunikation ist der Kitt digitaler Zusammenarbeit – oder der Sand im Getriebe. Viele Teams versinken noch immer in einer endlosen E-Mail- und Cc-Flut. Dabei bietet Microsoft 365 längst Werkzeuge, mit denen Kommunikation nicht nur schneller, sondern auch wirkungsvoller wird.

Nutze @Mentions in Teams, um gezielt Aufmerksamkeit zu lenken. Verwende Kanal-Beiträge statt Einzelchats für Themen, die das ganze Team betreffen. Und: Reagiere mit Reaktionen statt Worten – das spart Zeit und macht deine Kommunikation effizienter und übersichtlicher.

Digital Culture Hack 1:

Ersetze heute eine interne E-Mail durch einen Beitrag im passenden Teams-Kanal – mit Betreffzeile, @Erwähnung und kurzer Bullet-Zusammenfassung. Miss die Reaktion: Mehr Klarheit, weniger Rückfragen.
Wusstest du, dass du auch ganze Kanäle mit @allgemein adressieren kannst?

Meetingzeit ist Lebenszeit: So holst du mehr raus

Online-Meetings sind oft zu lang, zu vage – und viel zu viele. Die Tools in Microsoft 365 helfen, das zu ändern. Plane fokussierter, führe strukturierter, dokumentiere smarter – und gib Menschen in deinem Team ihre Zeit zurück.

Nutze Loop-Komponenten, um Agenden kollaborativ in Outlook oder Teams zu erstellen. Nutze die Erstellung von Meetingnotizen in OneNote. Und: Plane Meetings standardmässig 25 oder 50 Minuten – Outlook macht das mit einem Klick.

Digital Culture Hack 2:
Stelle in Outlook die Standard-Dauer für Meetings auf 25/50 Minuten um. Gehe zu Datei → Optionen → Kalender → Standarddauer verkürzen. Du wirst überrascht sein, wie viel effizienter Gespräche ablaufen, wenn du die Zeit zwischen den Meetings zur Fokussierung, Vorbereitung oder einfach zum Verschnaufen nutzt.

Von Post-its zur Power: Aufgaben clever managen mit M365

Wer schreibt, der bleibt – aber bitte digital und gemeinsam. Microsoft 365 bietet ein nahtloses Aufgaben-Ökosystem mit To Do, Planner und Tasks in Teams. Damit verlierst du keine Aufgabe mehr aus dem Blick – und dein Team auch nicht.

Erstelle persönliche Aufgaben mit Fälligkeitsdatum in To Do, und erstelle Planner-Boards zur Verwaltung der Aufgaben im Team. Nutze in Besprechungen die Teams-Meetingnotizen, um daraus direkt Aufgaben zu generieren.

Digital Culture Hack 3:
Erstelle heute dein erstes gemeinsames Planner-Board im Teams-Kanal. Lege drei thematische Buckets für ein Projekt oder einen Aufgabenbereich an und poste es, sichtbar für all deine Kolleg:innen, im Teams-Kanal. Nutze es als digitales Kanban – sichtbar, verbindlich, befreiend.

Von Teamwork zu Gemeinschaft: Warum Communities mehr sind als Kanäle

In der hybriden Arbeitswelt fehlt oft das, was zwischen den Zeilen entsteht – spontane Gespräche, gemeinsame Interessen, kollektives Lernen. Microsoft 365 bietet mit themenbasierten Teams-Kanälen Raum für mehr als nur Projektarbeit: für echte Gemeinschaft.

Ob Renn-Velo-Grüppli, KI-Interessierte oder Nachhaltigkeit im Unternehmen: Communities stärken die Kultur, schaffen Identifikation und fördern informelles Lernen. Führung heisst heute auch, Räume zu ermöglichen.

Digital Culture Hack 4:
Starte heute einen neuen Community-Kanal in Teams zu einem Querschnittsthema (z. B. Digital Fit@Work oder Green Office). Lade drei Kolleg:innen ein und teile den ersten Beitrag. Kultur beginnt mit einem Klick.

Schützen, was zählt: Datenschutz ohne Bürokratie

Datenschutz ist mehr als ein juristisches Pflichtfeld – er ist ein Kulturthema. Microsoft 365 hilft, Inhalte dort zu schützen, wo sie entstehen. Mit Sensitivity Labels und automatisierten Richtlinien wird Datenschutz Teil des Workflows, nicht dessen Feind.

Ob vertrauliche HR-Daten, Projektskizzen oder Kundendaten – Inhalte lassen sich klassifizieren, verschlüsseln oder für bestimmte Zielgruppen sperren. Dabei braucht’s kein IT-Studium – nur Microsoft Purview und ein paar Klicks.

Digital Culture Hack 5:
Füge heute in Word oder Outlook ein Sensitivity Label hinzu (oben im Menüband: Vertraulich, Nur intern etc.). Teste aus, wie dein Dokument oder deine Nachricht sich je nach Label verhält. Und überleg: Wo lohnt sich der Schutz wirklich?

Routine ist kein Schicksal – sie ist automatisierbar

Warum immer wieder dieselben Mails schreiben, dieselben Freigaben erteilen, dieselben Daten übertragen? Microsoft 365 – vor allem mit Power Automate und Copilot – macht Automatisierung zugänglich. Du brauchst keine Entwickler:in zu sein, nur den Wunsch, es einfacher zu machen.

Power Automate kann Trigger erkennen (neue E-Mail, neue Datei, neues Formular) und automatisch Aktionen auslösen – von Erinnerungen bis zur Dokumentablage. Copilot ergänzt das mit Intelligenz: Texte, Analysen, Ideen – in Sekunden.

Digital Culture Hack 6:
Erstelle heute deinen ersten Power Automate-Flow: Wenn ein Formular eingereicht wird, sende dir (oder dem Team) eine Nachricht in Teams. Nutze eine Vorlage im Power Automate Portal – 5 Minuten, kein Code, grosse Wirkung.

Regeln sind nur stark, wenn sie verständlich sind

Compliance ist kein Selbstzweck. Sie schützt Organisationen – aber nur, wenn Mitarbeitende wissen, wie sie diese leben können. Microsoft 365 integriert Compliance-Standards direkt in den Arbeitsfluss – etwa über Data Loss Prevention, eindeutige Namenskonventionen oder Audit-Trails.

Nutze Richtlinien-Hinweise in Word/Excel, um auf sensible Daten hinzuweisen. Kombiniere das mit Dokumentenrichtlinien in SharePoint, damit nichts versehentlich öffentlich wird. Nicht blockieren – begleiten!

Digital Culture Hack 7:
Füge heute in einem gemeinsam genutzten Ordner eine kurze Richtlinie als README-Datei ein. Was darf hier rein, was nicht? Wer darf was ändern? Das schafft Klarheit – ohne Politik.

Fazit

Digitale Kultur beginnt nicht mit Tools – sondern mit Verhalten. Mit kleinen Änderungen, die Teams entlasten, Meetings fokussieren, Wissen sichtbar machen, Sicherheit erhöhen. Und die gute Nachricht: Das alles geht mit dem, was du heute schon hast.

Photo Credits: Buddha Elemental 3D, Abdulbosit Melikuziev, Annie Vo, Helena Lopes, Towfiqu Barbhuiya, Alex Knight, Javier Allegue Barros auf unsplash.com.

Passende Angebote