Schon mal von Social Collaboration gehört?

Was braucht es, um auf den Zug der Digitalisierung aufzuspringen?

Reicht es, den Mitarbeitenden einfach ein Tool zur Verfügung zu stellen? Und was verbirgt sich konkret hinter dem Schlagwort Social Collaboration? Die Deutsche Social Collaboration Studie erklärt es so:

„Der Einsatz von Tools und Technologien, um vernetzte Formen der Zusammenarbeit zu etablieren – mit dem Ziel, den Wissenstransfer innerhalb der Belegschaft zu fördern und Businessentscheidungen zu beschleunigen.“

Die Studie bietet einen Gesamtüberblick über die Entwicklung digital vernetzter Zusammenarbeit in Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Sie wurde 2019 bereits zum 4. Mal durchgeführt.

In der Studie werden als zentrales Element 8 Szenarien genannt, die den wichtigsten Aktivitäten bezüglich Kommunikation und Zusammenarbeit im Arbeitsalltag entsprechen.

1. Suche nach Experten
2. Mobiles Arbeiten
3. Der Austausch in Interessensgruppen
4. Firmeninterne Informationen und Neuigkeiten
5. Austausch von Dokumenten
6. Kommunikation und Abstimmung im Team
7. Auf der Suche nach Wissen
8. Anträge und Formulare

Der Bedarf an all diesen Formen von organisationsinterner Kommunikation ist unbestritten und besteht schon lange. Weshalb sollten sie sich Unternehmen bei diesen Themen nun neu Gedanken machen?

Ihre Mitarbeitenden warten nicht! Sie werden einen (innoffiziellen) Weg finden, das Problem zu lösen.

Früher erfolgte der Informationsaustausch meist per Telefon und man wusste direkt, wer aus der Firma eine Antwort auf eine Frage hat. Dieser Aspekt bleibt nach wie vor einer der zentralsten, weshalb die Zusammenarbeit im Team und eine offene Firmenkultur für die aktive Wissensteilung immer noch entscheidend ist.

Was jedoch seit mehreren Jahren vermehrt hinzukommt, ist die Nutzung moderner Web-Apps, die die Mitarbeitenden meist gratis aus dem privaten Umfeld kennen. Auf diese praktischen Tools möchten sie auch im Arbeitsalltag nicht verzichten. Wenn das Unternehmen keine einfachen und zielführenden Tools zur Verfügung stellt, suchen sich die Mitarbeiter ihr gewünschtes Arbeitsmittel einfach selbst und müssen - Cloud sei Dank - nicht einmal mehr eine Applikation installieren. Die firmeninterne IT kann daher die Nutzung dieser Tools kaum eindämmen, da lediglich ein Internet-Browser notwendig ist, um darauf zuzugreifen. Rasch einen Termin doodeln, ruckzuck eine Datei mit der persönlichen Dropbox senden, kurz ein Trello für das Projektmanagement erstellen...die Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt. Und je grösser der Zeitdruck, desto eher wird zu einfach verfügbaren (privaten) Tools gegriffen. An Datenschutz, Sicherheit, interne Regeln etc. denkt da wohl kaum jemand.

Wäre es da nicht sinnvoll, den Mitarbeitenden firmeneigene Mittel zur Verfügung zu stellen? Mit diesen Tools haben sie nicht nur die Möglichkeit, die Kommunikationsbedürfnisse produktiver und auf modernen Systemen zu bewältigen. Das Wissen bleibt so im Unternehmen, auf der firmeneigenen IT und wird nicht stillschweigend auf Fremdsystemen ausgelagert.

Welche Punkte sind im Rahmen einer Social Collaboration Strategie zu beachten?

Moderne Cloudlösungen bieten viele Eigenschaften, um die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu stärken: Orts- und zeitunabhängigen Zugang, Skalierbarkeit, verschiedenste Kommunikationsmöglichkeiten und vieles mehr. Die Daten befinden sich jedoch nicht mehr „physisch“ vor Ort im Unternehmen, sondern werden einem Cloudanbieter anvertraut. Dieser Grundsatzentscheid, ob und welche Daten an welchen Anbieter anvertraut werden, muss zu Beginn von der Geschäftsleitung geklärt werden.

Ein Tool allein führt jedoch nicht zu besserer Zusammenarbeit im Unternehmen. Bei der Einführung eines modernen Collaboration Tools wie Microsoft Teams müssen gleichzeitig organisatorische Punkte (Governance, Informationsarchitektur), Technische Hilfsmittel (Teams richtig einrichten) und der Faktor Mensch (Schulung und Begleitung) mitbetrachtet werden. Mehr zu diesem Thema finden Sie unter Change & Adoption.

Welche Vorteile bietet Social Collaboration aus Sicht der IT?

• Hoheit der Daten liegt beim Unternehmen
• Durchsetzung von Governance-Richtlinien
• Unterbindung einer Schatten-IT
• Zeitgemässer Auftritt als Arbeitgeber

Social Collaboration bietet die Möglichkeit, Wissen und Informationen, die bereits vorhanden sind, effektiv den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Die Einführung eines modernen Tools ist meist nur der erste Schritt hin zu einer offeneren Unternehmenskultur. Dieser Kulturwandel sollte auf keinen Fall unterschätzt werden.