Eidgenössische Finanzkontrolle EFK: Microsoft 365 erfolgreich eingeführt
Zur Verstärkung holte die EFK das Konsortium GovAlliance365 – bestehend aus Rexult, GARAIO und Nexplore – an Bord. Gemeinsam begleiteten die drei Partner die EFK bei der Vorbereitung, Umsetzung und Etablierung von M365.
Ziel war es, die Mitarbeitenden optimal auf die neuen Bearbeitungsregeln und die vernetzte Nutzung der M365-Tools vorzubereiten – und damit die Grundlage für eine moderne, sichere und nachhaltige Zusammenarbeit zu schaffen.
Vorgehen
Da die GovAlliance365 erst rund zehn Wochen vor der Einführung beigezogen wurde, lag der Fokus auf einer pragmatischen, aber wirkungsvollen Umsetzung. Ein umfassendes Envisioning oder Assessment war in dieser Phase nicht mehr möglich – umso wichtiger war eine klare Rollenaufteilung, hohe Flexibilität und enge Abstimmung mit dem Projektteam der EFK.
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GovAlliance365
Aufgaben und Rollen
Nutzen
Dank der strukturierten Einführung von M365 konnten alle rund 140 Mitarbeitenden optimal auf die neuen Bearbeitungsregeln und die Nutzung der Tools vorbereitet werden.
Die erarbeiteten Governance-Richtlinien und der gezielte Fokus auf Change Management und Adoption förderten nicht nur die Akzeptanz, sondern auch den produktiven Einsatz der neuen Arbeitsumgebung.
Herausforderungen wie unterschiedliche Wissensstände, begrenzte Ressourcen oder technische Restriktionen wurden durch pragmatische Lösungen und offene Kommunikation erfolgreich gemeistert.
Die Aktivierung der Champions-Community, die Einführung einer zentralen M365-Intranetseite und gezielte Schulungen sorgen heute für nachhaltigen Wissenstransfer und eine moderne, vernetzte Zusammenarbeit innerhalb des Amts.
Fazit
Die Einführung von Microsoft 365 bei der EFK zeigt, wie sich Sicherheit, Governance und Nutzerakzeptanz erfolgreich verbinden lassen – selbst unter engen Zeitvorgaben.
Durch die gebündelte Expertise der GovAlliance365 konnte eine Lösung geschaffen werden, die den verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten fördert und gleichzeitig den Weg für eine moderne, digitale Zusammenarbeit ebnet.