Effiziente Workflows statt Papierstau: Digitale Transformation der Prozesse an der gibb Berufsfachschule Bern
Workflow 1: Digitalisierte IT-Bestellungen
Herausforderung: IT-Bestellungen mussten bislang umständlich in Papierform abgewickelt werden, was zu Verzögerungen und mangelnder Transparenz führte.
Lösung: Ein durchgängig digitalisierter Workflow, der folgende Schritte umfasst:
Erfassung der Bestellung durch Mitarbeitende
Automatisierte Freigaben durch Fachabteilungsleitung, Buchhaltung oder Direktion (je nach Betragshöhe)
Erstellung der Bestellvorlage und Auslösung der Bestellung
Statusverfolgung der Bestellungen in einem zentralen Dashboard
Nutzen: Schnellere Genehmigungen, transparente Nachverfolgbarkeit, keine Medienbrüche mehr.
Workflow 2: HR-Digitalisierung – von Eintritten bis Mutationen
Herausforderung: HR-Prozesse wie Ein- und Austritte, Wiedereintritte und Mutationen waren komplex, fehleranfällig und schwer zu verwalten.
Lösung: Die Digitalisierung dieser Prozesse hat eine intuitive Steuerung und eine transparente Verwaltung aller Personalbewegungen ermöglicht.
Zentralisierte Personalakte mit Übersicht aller relevanten Informationen
Einheitliche digitale Workflows für Eintritte, Mutationen und Austritte
Automatisierte Berechtigungsvergabe durch Active Directory
Übersichtliches Dashboard für HR und Abteilungsleitungen
Nutzen: Reduktion manueller Aufwände, weniger Fehler, bessere Steuerung der Prozesse.
Projekt 4: Abwesenheits- und Stellvertretungsmanagement optimiert
Herausforderung: Die Verwaltung von Abwesenheiten und Stellvertretungen war bisher mit hohem manuellem Aufwand verbunden, was zu Verzögerungen und Fehlern führte.
Lösung:
Lehrpersonen erfassen ihre Abwesenheit digital, inklusive Stellvertretungen
Automatische Anzeige relevanter Lektionen basierend auf Stundenplan-Integration
Direkte Weiterleitung an Personalabteilung für Abrechnung
Transparente Darstellung von geplanten und vergangenen Stellvertretungen
Nutzen: Fehlervermeidung, beschleunigte Stellvertretungsorganisation, transparente Prozesse.
Fazit: Digitalisierung mit WEBCON und Nexplore als Erfolgsfaktor
Mit der WEBCON BPS Plattform hat die gibb Berufsfachschule Bern einen zentralen, flexiblen und zukunftssicheren Digital Workplace geschaffen. Die Lösung ermöglicht nicht nur effiziente Workflows und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, sondern reduziert auch den adminis
rativen Aufwand und steigert die Transparenz.