IT-Strategie für Wohnen im Alter (WiA)
Motivation für die Digitalisierung
Die Vereinfachung von administrativen Prozessen war einer der Hauptgründe der Stiftung, die Digitalisierung anzugehen. Abläufe und Kommunikation sollen effizienter werden. Zudem soll die Digitalisierung nicht einfach dem Selbstzweck dienen, sondern deutlich auf Vision und Ziele einzahlen.
Bei der Umsetzung wurden sowohl der Bottom-up-, als auch der Top-down-Ansatz genutzt:
Der Bottom-up-Ansatz
Ermittlung von Pain Points
In zahlreichen Interviews mit Fachbereichsleitenden und der erweiterten Geschäftsleitung wurde eine umfassende Liste von Pain Points erfasst. Zu diesen Punkten, die im heutigen Arbeitsablauf unbefriedigend gelöst sind, gehören beispielsweise:
Einkaufsmanagement über Excel
Nicht automatisierte Mahlzeitenbestellungen
Arbeitspläne werden ausgedruckt und aufgehängt
Kommunikation über Emails und WhatsApp
Der Top-down-Ansatz
Definition der Ziele
Gemeinsam mit den Führungskräften von WiA wurde in einem halbtägigen Workshop definiert, welche Ziele durch die Digitalisierung erreicht werden sollen und wie diese Ziele gemessen werden können. So sollen Fortschritte und Erfolge der Digitalisierung erkennbar werden.
Beispiele solcher Ziele sind:
Reduktion von Papier
Effizientere Auftragsbearbeitung durch portables Auftragsportal
Fehlerreduktion durch Ablösung von Excel-Tabellen
Alle benötigten Informationen sind an einem Ort abrufbar
Hybride Lösung
Alle Pain Points wurden darauffolgend den Zielen zugeordnet und grobe Handlungsfelder daraus abgeleitet. Nexplore zeichnete basierend auf den Handlungsfeldern eine Zielarchitektur der IT-Infrastruktur. Selbst bereits gemachte Entscheide und Investitionen wurden dabei berücksichtigt. Dadurch entstand eine hybride Lösungsarchitektur:
Kernapplikationen werden auf virtuellen Servern betrieben.
Der digitale Arbeitsplatz und zukünftige Prozesse werden mehrheitlich in der Cloud rund um Microsoft M365 aufgebaut.
Durch die Führungskräfte von WiA wurden schliesslich die verschiedenen Handlungsfelder priorisiert und auf eine Umsetzungsroadmap gelegt.
Kultur für den Change
Ein nicht zu unterschätzender, kultureller Faktor bei der Entwicklung der IT Strategie war: Der Geschäftsleiter Stephan Friedli ist der Treiber und Sponsor der Digitalisierung. So ist sichergestellt, dass diese mit der nötigen Kraft und Priorität vorangetrieben wird. Gleichzeitig wurden von Beginn weg die Schlüsselpersonen des Unternehmens miteinbezogen. So konnten diese während der Umsetzung als Ambassadoren für den Change eingesetzt werden.
IT-Strategie Map
