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21. September 2021

Digitale Signaturen in der Schweiz

Signieren Sie bereits digital? Nein? Wenn Sie einen Überblick in die komplexe Thematik der digitalen Signatur erhalten möchten, sollten sie unbedingt weiterlesen.

Ich will Dokumente digital signieren

Seit einem Jahr ist die Nachfrage zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen angestiegen. In vielen Prozessen steht am Ende die Signierung eines oder mehreren Dokumenten an.

Vor der Einführung eines Dienstes zur digitalen Signierung empfehle ich, vorgängig folgende Punkte zu klären:

  • Rechtliche Grundlagen

  • Bestimmung der Beweiskraft meiner künftigen digitalen Signatur

  • Evaluation zugelassener Anbieter für digitale Signaturen spezifisch für die Schweiz

Nach der Wahl des Anbieters für Ihre digitale Signatur ist es sehr wichtig, die Einführung User-freundlich umzusetzen. Denn neue digitale Technologien und Tools verlangen nach neuen Arbeitsweisen. Wichtig: nicht alleine die Funktionen des Tools sind für den Erfolg dessen Einsatzes entscheidend, sondern der tägliche Nutzen, den Ihre Mitarbeitenden daraus ziehen. Lesen Sie dazu mehr unter IT Change Management.

Wir haben uns diverse Signatur-Dienste angeschaut. Aus 4 überzeugenden Gründen haben wir uns für Skribble entschieden.

4 Gründe für eine Signatur mit Skribble

  1. Cloudbasierte Web-Anwendung

  2. API für die Anbindung von Dritt-Anwendungen

  3. Wird in der Schweiz gehostet

  4. Verwendet die Signaturdienste von Swisscom

Rechtliche Grundlagen für die digitale Signatur

In der Schweiz werden die rechtlichen Grundlagen für digitale Signaturen durch das Bundesgesetz SR 943.03 und die Verordnung RS 943.032 geregelt. Im Gesetz wird zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Unterschriften unterschieden.
Vor Gesetz wird einer handschriftlichen Unterschrift nur die qualifizierte elektronische Unterschrift (QES) gleichgesetzt.

Anbieter haben die Möglichkeit, ihre Technologie bei einer in der Schweiz zugelassenen Akkreditierungsstelle für die qualifizierte elektronische Unterschrift anerkennen zu lassen.

Stand 4. März 2021 sind in der Schweiz folgende Vertrauensdienst-Anbieter für die qualifizierte elektronische Signatur zugelassen:

Dass es entscheidend sein kann, wie mit digitalen Unterschriften umgegangen wird, zeigt ein Beispiel aus der Handelszeitung. Stadler hat aufgrund eines Formfehlers einen Riesenauftrag der ÖBB verloren.

Beweiskraft von Signaturen

Wie oben erwähnt wird zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur unterschieden. Die Abbildung zeigt die Anwendungsgebiete der unterschiedlichen Beweiskraft.

Quelle grafische Darstellung: Skribble

Weitere Anbieter von Signatur-Diensten

Es gibt verschiedene Anbieter, mit welchen Dokumente signiert werden können. Die wohl bekanntesten sind davon Adobe-Sign, Co-Sign, und Docu-Sign. Diese sind (momentan) in der Schweiz nicht akkreditiert und für QES zugelassen.

Was bietet Skribble?

Für die Verwendung der Web-Anwendung ist ein Skribble Account notwendig. Die Authentifizierung kann auch mit TrustId, SwissID oder e-Zug erfolgen. Weitere werden fortlaufend integriert.

Über die Web-Anwendung können die Dokumente mittels Drag + Drop hochgeladen und die zu signierenden Personen eingeladen werden. In der Standard-Version von Skribble muss nach erfolgreichem Signieren das Dokument wieder heruntergeladen und am gewünschten Ort abgelegt werden. Mit dem von uns entwickelten Plug-In werden diese Schritte automatisiert durchgeführt.

Skribble gibt es in folgenden Varianten:

  • Free, 2 Unterschriften pro Monat

  • Fair Flat, 2 Unterschriften pro Monat, danach 2.40 für QES; 1.90 für FES; 1.10 für EES

  • Business, 79 pro Monat, 600 pro Jahr, danach  EUR 1.10 (EES), EUR 1.60 (FES) und EUR 2.40 (QES)

  • Enterprise, individuelles Angebot

Integration von Skribble in bestehende Umgebungen

Über das gut dokumentierte API kann Skribble in Dritt-Anwendungen integriert werden.

Integration von Skribble in Microsoft Teams

Wir bei Nexplore verwenden Microsoft Teams als zentrales Arbeitsinstrument und digitalen Arbeitsplatz. Wir haben deshalb ein Microsoft Teams Add-In für die Integration von Skribble erstellt und setzen dieses seit Beginn 2021 für uns intern erfolgreich ein.

Nexplore Pascal Fleury

Möchten Sie Skribble live erleben? Vereinbaren Sie jetzt Ihren persönlichen Demo-Termin mit mir.

Pascal Fleury – Solution Consulting