Was sind Shared Channels in Microsoft Teams?
Entscheidend für ein erfolgreiches Arbeiten in und mit Microsoft Teams sind neben der Änderung der Arbeitsweise im Alltag auch das Organisieren und Wohlüberlegen einer sinnvollen Struktur beim Neuanlegen von einzelnen Teams. Im letzteren kommt mit den Shared Channels eine neue Dimension in die Überlegungen verschiedener Anwendungsfälle rein.
Anwendung 1: Zusammenarbeit mit Externen / Gezieltes Teilen eines Kanals
Wir predigen in unseren Teams-Beratungen immer: «Lassen Sie die alte Denkweise verschachtelter Ordner und Berechtigungsstrukturen hinter sich.» Eine einfache Lösung für Personen, die in Projekten arbeiten ist es, pro Projekt ein eigenes Team zu erstellen. Wie werden nun externe Mitarbeitende, Zulieferer, Mitbewerber im Projekt behandelt? Diese Personen sollen sehr wohl einfach kollaborieren können, dürfen jedoch nicht auf sensible Finanzkennzahlen im Projekt Einsicht haben. Häufig war unsere Empfehlung, zwei Teams zu erstellen. Eines für die interne Zusammenarbeit, eines das mit externen geteilt wird.
Mit Shared Channels ist dies nicht mehr länger nötig, sondern es kann gezielt nur ein Kanal eines Teams für die Zusammenarbeit geteilt werden. Endlich! Und noch besser – das Gegenüber muss damit nicht ständig den Tenant wechseln, sondern sieht den geteilten Kanal direkt in seiner eigenen Teams Umgebung.
Anwendung 2: Kanäle verteilt in mehrere Teams
Nebst Projekt-Teams sind häufig auch organisatorische Teams in Unternehmen anzutreffen, welche entlang einem Organigramm abgebildet werden. Die grosse Herausforderung hier war jeweils herauszufinden, welches die geeignete Ebene in einem Organigramm ist, um Teams zu erstellen und mit Kanälen zu strukturieren. Die Teams sollten weder zu gross, noch zu klein werden. Hier bieten Shared Channels eine zusätzliche Möglichkeit: es können Top-Teams auf höchster Ebene erstellt und zusätzlich mit einzelnen wichtigem Info-Kanäle auf «Sub-Teams» ergänzt werden. Ohne gleich in eine stark verschachtelte Berechtigungsstruktur zurückfallen zu müssen.
Anwendung 3: Die besseren «privaten Kanäle»
Als Microsoft im 2020 bereits private Kanäle lancierte waren die Erwartungen hoch, um genau die oben genannten Szenarien abzudecken. Die Enttäuschung war jedoch ebenfalls gross, da Mitglied eines privaten Kanals nur Personen sein können, welche zugleich auch Mitglied des Parent-Teams sind. Eine Enttäuschung für viele, die somit behoben werden kann. Neu können Personen individuell zu einem Team hinzugefügt werden. Sie sehen nur einen spezifischen Kanal im Team, ohne immer den «Allgemein» Kanal mitzusehen / mitzulesen. Eine Funktion die dem oversharing entgegenwirkt
Anwendung 4: Der schnelle Joker Kanal
Manchmal eilts und man braucht schnell eine Plattform zum Zusammenarbeiten. Klar man kann einen Gruppenchat oder einfach ein neues Team erstellen für diesen Zweck. Was ist aber wenn man diese Teams gruppiert haben möchte? Beispielsweise für grössere Zwischenfälle. Hier kann man nun innerhalb seines eigenen Teams einen flexiblen Shared Channel anlegen und individuell Berechtigungen hinzufügen/ändern um für einzelne Phasen Personen für die Lösung der Zwischenfälle berechtigen. Ist dies abgeschlossen, entzieht man den Leuten wieder ihre Berechtigung.
Fazit
Shared Channels bringen nun endlich das, was sich der «normale» User immer gewünscht hat. Wir begegnen diesem neuen Feature entsprechend positiv und werden es sowohl für uns, als auch in den Beratungen mit unseren Kunden bei Bedarf einsetzen.
Aber Achtung! Auch hier kann ganz viel Unschönes damit gebaut werden. Wir empfehlen: Features wohl überlegt einführen und User-gerecht kommunizieren.
