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16. März 2020 / Stefan von Niederhäusern

Online Workshops mit Microsoft Whiteboard

Auch in Zeiten von Corona: Ich liebe gute Workshops. Zusammen mit verschiedenen Personen ein Thema bearbeiten, Brainstormen, Lösungen suchen. Ideen am Whiteboard skizzieren, die Wand mit Lösungsideen auf Post-It bekleben, diese sortieren, priorisieren, etc. Die Kreativität ist spürbar und gemeinsam erarbeitete Resultate begeistern mich. Jetzt mache ich Homework und kommuniziere mit Kolleginnen und Kollegen oder Kunden via Microsoft Teams. Ich sehe sie per Video, und der Bildschirm wird auch geteilt. Aber von der guten Workshop-Atmosphäre sind wir noch ziemlich weit weg.

Um die beschriebene Lücke zu schliessen, oder realistischerweise zu verkleinern stelle ich ein Tool vor, das sich in Microsoft Teams versteckt: Microsoft Whiteboard ist die virtuelle Leinwand für die Echtzeit-Zusammenarbeit im Team. Auf einer endlosen Leinwand kann ich einfach mit Stift, Touchscreen, Maus oder Tastatur arbeiten.

In einem Teams-Meeting starte ich Whiteboard, indem ich auf via «Bildschirm teilen» ganz am rechten Rand «Microsoft Whiteboard» starte. Ab jetzt steht innerhalb des Teams Meetings eine geteilte Leinwand zur Verfügung, welche von den Teilnehmern beschrieben resp. bezeichnet werden kann.

Die Whiteboard Windows App steht aktuell nur für Mitglieder der Organisation zur Verfügung. Externe können aber innerhalb von Teams die Web-Version von Whiteboard nutzen.

Neben der integrierten Version existiert auch eine Windows und eine iOS-App. Die Windows App hat gegenüber der in Teams verfügbaren App deutlich mehr Funktionen. Auf der Leinwand kann auch mit verschiedenen Stiften gezeichnet werden. Mit den Ink to Shape resp. Ink to Table Einstellungen, werden meine krakeligen Linien automatisch in schöne Rechtecke, richtige Kreise oder Tabellen umgewandelt.

Aber Whiteboard kann nicht nur schöne Linien -  Text, Bilder, Karten, Dokumentenausschnitte und – was ich das beste finde – sogar Post-It’s können aufs virtuelle Board «geklebt» werden.

Den endlosen Canvas kann ich beliebig zoomen und verschieben, der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Damit man nicht jedes Meeting auf einer leeren Fläche starten muss, stehen verschiedene Templates zur Verfügung (Brainstorming, Kanban Board, Retro, Meeting, SWOT, Project Planning, etc.).

Um die vollständige Whiteboard App in einem Teams Meeting zu nutzen, kann ich einfach den Screen mit den Teilnehmern teilen. Damit aber auch die anderen Teilnehme mitgestalten können, kann ich sie in der Whiteboard App einladen.

Mit Microsoft Whiteboard steht mir ein Hilfsmittel zur Verfügung, das mir in Online Meetings hilft, mit meinen Kolleginnen und Kollegen kreativ zu sein und unsere Ergebnisse zu skizzieren oder mit virtuellen Post-It’s festzuhalten.

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